Эмнэлгийн байгууллагад улсын эмнэлэг, эмнэлгүүд, сургууль цэцэрлэгийн оффисууд, хувийн эмнэлгүүд, амаржих газар, амбулатори орно. Байгууллага бүр үзлэг, эмчилгээний арга хэмжээ, ариун цэврийн болон эрүүл ахуй, урьдчилан сэргийлэх арга хэмжээний бүртгэлийг хөтлөх шаардлагатай. Үүнээс гадна эмнэлгийн баримт бичигт нягтлан бодох бүртгэл, тайлагналын маягт багтдаг. Нэгдсэн баримт бичгийг ОХУ-ын Эрүүл мэндийн яам тогтоодог. Хэрэв тухайн эмнэлгийн байгууллага өөрийн эрүүл мэндийн бичиг баримтыг шаарддаг бол түүнийг ахлах эмч зөвшөөрнө.
Нэгдсэн маягтууд нь тухайн баримт бичгийн төрөл, хэлбэр, хадгалах хугацааг заана. Тайлангийн маягтыг зөв, найдвартай, цаг тухайд нь, хамгийн бүрэн гүйцэд бөглөсөн байх ёстой. Цаасан дээрх анхан шатны баримт бичгийн стандартчилсан загвар нь түүнийг цаашид цахим хэлбэрээр боловсруулах, нягтлан бодох бүртгэл, дүн шинжилгээ хийхэд хялбар болгодог. Энэ нь эргээд үйл ажиллагааг төлөвлөх, боловсон хүчний ажилд дүн шинжилгээ хийх, эзлэхүүнийг үнэлэхэд чухал ач холбогдолтой юмэмнэлгийн байгууллагуудын ажил, тэдний үйл ажиллагааны үр нөлөө, статистик мэдээллээр зохицуулах байгууллагуудад хангах.
Баримт бичгийн хадгалалтыг эмнэлгийн нууцын тухай хуулийн дагуу явуулдаг. Ийм баримт бичгийг хэн нэгэнд шилжүүлэхийг хориглодог шиг түүнд агуулагдах мэдээллийг гуравдагч этгээдэд задруулахыг хориглоно. Мэдээжийн хэрэг, зарим тохиолдолд үл хамаарах зүйл байж болно:
- Хүсэлтийн дагуу өвчтөнд шаардлагатай маягтын хуулбарыг өгч болно, гэхдээ эх хувийг биш.
- Хүний зөвшөөрөлтэйгээр түүний баримт бичгийн өгөгдлийг хэвлэл, судалгаа, боловсролд шилжүүлэх боломжтой.
- Иргэн эрүүл мэндийн байдлын улмаас шийдвэр гаргах боломжгүй бол зөвхөн эмчилгээний зорилгоор түүний зөвшөөрөлгүйгээр мэдээлэл өгөхийг зөвшөөрнө.
- Халдварт өвчин олноор тархах, хордох эрсдэлтэй тохиолдолд гуравдагч этгээдэд мэдээлэл дамжуулах боломжтой.
- Насанд хүрээгүй өвчтөн эцэг эх, асран хамгаалагчид нь цаашид эмчилгээ хийлгэхийн тулд мэдээлэл өгөхийн тулд зөвшөөрөл авах шаардлагагүй.
- Хуулийн хэрэг хянан шийдвэрлэх ажиллагааны явцад холбогдох байгууллагын хүсэлтээр эмнэлгийн бүртгэлийг гаргаж болно.
Бүх эмнэлгийн баримт бичгийг нөхцөлт байдлаар хэд хэдэн төрөлд хувааж болно:
- Эмнэлгийн байгууллагуудын аль нэгэнд нь ажиглалт хийх хугацаанд өвчтөний нөхцөл байдал, оношлогоо, эмнэлгийн томилгоо зэргийг тодорхойлсон баримт бичиг. Жишээ нь: "Амбулаторийн болон хэвтэн эмчлүүлэх зураг", "Төрөлтийн түүх","Жирэмсний хувийн карт."
- Эмнэлгийн янз бүрийн байгууллагуудын хоорондын харилцаа холбоог хангадаг баримт бичиг Дүрмээр бол тэдгээр нь өвчтөний одоогийн байдал, тодорхой арга хэмжээ авах хэрэгцээний талаархи мэдээллийг агуулдаг (жишээлбэл, "Эмнэлгийн бүртгэлээс авах").
- Эмнэлгийн ажилтны ажлыг шууд тусгасан баримт бичиг ("Журмын бүртгэл", "Эмийн бүртгэл").
Мөн бүх бичиг баримтыг ашиглаж байгаа байгууллага, мэргэжилтнүүдээс хамааруулан ялгах боломжтой. Үүнд, жишээлбэл, ярианы эмч, эмэгтэйчүүдийн эмч, шүүх эмнэлгийн үзлэгийн байгууллага, түргэн тусламжийн станц болон бусад хүний баримт бичиг орно.
